In Affärsmodellbloggen, Grafisk Facilitering

Omvärldens förändrade läge har utmanat oss och vi behöver löpande hitta nya sätt att kommunicera för att kunna utveckla vårt samhälle och våra verksamheter. Vi behöver vara innovativa som aldrig förr. I stort och smått. Och det snabbt!

De flesta av oss har numera digitala möten regelbundet, ofta flera gånger per dag. Känner du dig allmänt väldigt trött i huvudet, osäker eller har svårt att behålla koncentrationen? Då är du inte ensam och det finns goda skäl till att det är så. Forskningen har under lång tid intresserat sig för vad som händer, både fysiskt och psykiskt, när vi arbetar mycket framför skärmar och i digitala möten. Så vad säger den?

Människor är sociala varelser och har alltid levt i grupp. Det visar sig att fysiska interaktioner har en bromsande inverkan på vårt stressystem. Utan fysiska möten ökar vår känsla av osäkerhet och stress. Om vi, när vi samtalar, inte har möjlighet att se ansiktsuttryck, kroppsspråk eller få visuella intryck av exempelvis någon som ritar på en whiteboard ökar vi ytterligare trycket på vår hjärna och reducerar möjligheten att förstå varandra.

Skapa förutsättningar för innovation i en digital miljö

Den digitala mötesmiljön ställer andra krav på oss. Vikten av en facilitator som vill ta ansvar för team att nå värdeskapande resultat har aldrig varit större! En facilitator som vill skapa en känsla av lugn, trygghet och fokus för att kunna utveckla och innovera vår affär och vårt team för framtiden. Här kommer några tips om hur du som individ och ni som team kan stärka er kommunikation.

1

Planera in ”kaffeautomatstid” för en ökad kreativitet och delaktighet under mötet.

Reservera tid i agendan (eller innan mötets start om möjligt) för att orientera er i just detta digitala sammanhang. Starta gärna ett möte med en eller att par frågor som inte berör arbetet och se till att alla får komma till tals.

Om ni ska sitta en halv- eller en heldag är det väl investerad tid att ge deltagarna en klurig, rolig eller inspirerande uppgift som inkluderar någon form av skapande (rita, klippa, fota etc) som ska lösas i digitala grupprum innan ni drar igång. När ni sedan sammanstrålar får alla grupper dela med sig av sina resultat till de andra deltagarna.

Övningen lägger grunden för att deltagarna ska känna sig tryggare i det digitala formatet men stimulerar också till kreativt tänkande och ökar sannolikheten att deltagarna är mer aktiva längre fram i mötet.

2

Skapa fokus genom att ta pauser.

Använd gärna Pomodorotekniken i kombination med redan planerade pauser. Tekniken går ut på att varva fokuserat arbete med kortare pauser. Innan ni startar behöver ni se till att det finns en agenda med tydliga uppgifter för varje block så att ni vet vad som ska göras.

Arbeta fokuserat i 25 minuter (ställ gärna en klocka) och ta sedan 5 minuters paus. Uppmuntra deltagarna till att resa på sig, röra sig, byta stol eller kanske öppna ett fönster under pausen. Återuppta sedan programmet och fortsätt enligt agendan i ytterligare 25 minuter innan nästa paus.

När ni genomfört fyra block med 25 minuters aktivt arbete är det dags för en längre paus på 15-20 minuter innan nästa block påbörjas.

3

Vikten av en facilitator som vill ta ansvar har aldrig varit större.

Om ni ska ha ett möte eller en workshop med fler än 5-7 deltagare är det fördelaktigt att arbeta i team. I varje team väljs en facilitator och en co-facilitator.

Den som faciliterar fokuserar på att mötet följer agendan medan co-facilitatorn är uppmärksam på kommunikationen och interaktiviteten i gruppen. Är det någon som vill säga något men inte når fram? Har någon skrivit i chatten eller räcker upp handen? En co-facilitator kan också rita och skriva vad som sägs på en digital whiteboard vilket hjälper deltagarna att bibehålla fokus, ökar fantasin och bygga på varandras idéer.

Ett annat ansvarsområde för co-facilitatorn kan vara att ta hand om interaktiva övningar. Där ni kan exempelvis använda det onlinebaserade verktyget Mentimeter eller samarbetsytor som exempelvis Mural eller Miro.

Lycka till!

Terese Ellnestam, Visual Practitioner

Cordials Visual Practitioner, Terese Ellnestam, har många års erfarenhet i rollerna Graphic Recorder, grafisk facilitator och strategisk rådgivare inom visuell kommunikation. Hon arbetar tillsammans med kunder inom många olika branscher – exempelvis FNs Utvecklingsprogram, Arbetsmiljöverket, Scania, Chalmers, Länsförsäkringar och Rädda Barnen.

Hon sitter också i styrelsen för det europeiska nätverket European Forum of Visual Practitioners (EVP) som bidrar till att stärka utvecklingen inom Graphic Recording och Visual Practice i Europa.

Läs mer om Terese och hennes jobb som Visual Practitioner

Recent Posts

Leave a Comment

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.