Hur förmågor kan möjliggöra IT- och affärssamverkan: 3 grundläggande principer

Idag står CIOs och IT-chefer inför ett växande problem när det gäller IT- och affärssamverkan. I och med att IT-funktionen har utvecklats till en absolut förutsättning i många organisationer räcker det inte längre att enbart stödja affärsverksamheten. Istället behövs en strategisk affärspartner som optimerar verksamheten, möjliggör innovation och skapar affärsflexibilitet.

Vad är det då som hindrar så många IT-organisationer från att samverka effektivt med affärsverksamheten? Även om problem som oklar IT-roll, avsaknad av strategiskt synsätt eller brist på resurser utgör hinder är det en annan faktor jag vill belysa. Bristen på kommunikation! Genom överdetaljerade processer, funktionellt isolerade applikationer och IT-kostnader som inte kan relateras till affärsvärde skapas ett gap mellan affär och IT. Men genom att använda förmågor och förmågekartor kan systemägare, verksamhetsarkitekter och affärsintressenter skapa förutsättningar för att bygga välfungerande organisationer.

Förmågor beskriver VAD som ska göras

Förmågor kan ses som de essentiella byggstenarna i ett företag. De svarar på VAD ett företag ska göra. Varje förmåga är unik, oberoende och representerar stabila funktioner som behöver utföras för att en organisation ska kunna skapa och leverera värde. Det kan vara förmågor som köpa in material, producera varor, leverera till kund och så vidare. Även om många förmågor på en hög nivå kan kännas självklara i många företag skapar det ofta en utgångspunkt för djupare analyser av VAD företaget ska fokusera på. Framförallt skapar visualiseringen av förmågorna i en övergripande förmågekarta ETT GEMENSAMT perspektiv som kan möjliggöra samarbete mellan affären och IT.

Förmågor som gemensam utgångspunkt

En förmåga kan i mångt och mycket ses som en låda. I denna låda kan vi lägga våra processer som beskriver HUR vi ska skapa värde och vår organisation som beskriver VEM som ska utföra aktiviteterna. Vi kan också koppla system och information till vår förmåga för att beskriva input, output och med vilka verktyg vi hanterar dessa med.

Varför ska vi då använda förmågor som våra lådor? Varför inte processer? Eller vår organisationskarta som är etablerad och mer vedertagen? Först och främst är förmågorna neutrala och de skapar sällan motsättningar inom organisationen. Det är nog få som skulle motsätta sig att ett klädföretag ska sälja kläder, syssla med marknadsföring eller planera sin verksamhet. Hur detta ska gå till kan det däremot råda delade meningar om. Ska vi in- eller outsourca? Centralisera eller decentralisera? I vilken ordningsföljd ska processerna ske? Dessutom är förmågorna stabila och hållbara över tid till skillnad från processer och organisationen.

Tre principer för en välbyggd förmågekarta

Genom att schematiskt visualisera förmågorna i en förmågekarta kan man visa all nödvändig affärslogik som krävs för att verksamheten ska fungera. Utformas kartan på rätt sätt blir den ett starkt verktyg för att definiera och kommunicera IT- och affärssamarbete. Och för att kunna skapa en bra förmågekarta är det nyttigt att känna till tre grundläggande principer:

• Sträva efter att skapa förmågor som är någorlunda jämlika i storlek. Exempel på detta är förmågorna hantera logistik och marknadsföra, till skillnad från hantera logistik och ta emot samtal från kund.
• Förmågor behöver input från andra förmågor och skapar output till andra förmågor för att kunna kommunicera. Exempelvis kan förmågan registrera kundorder behöva ta emot kundinformation och produktorder från andra förmågor för att kunna producera en kundorder.
• En förmågekarta bör bestå av mellan 25-35 förmågor på översta nivån. Detta i och med att för många förmågor skapar en oöverskådlig förmågekarta. På motsvarande sätt kan för få förmågor försvåra förståelsen för affärslogiken.

Slutligen jag säga av egen erfarenhet att skapa en förmågekarta är en svår, men inte omöjlig uppgift. Det tar ofta flera veckor av insamlande och analys av befintligt material innan ett förslag på förmågekarta kan presenteras. Men när den väl är klar så har affär och IT ett gemensamt perspektiv på affärsverksamheten och hur IT kan stödja och utveckla den på bästa sätt. I och med att förmågekartan likväl kan skapa förutsättningar för ett förbättrat samarbete, är det inte värt att pröva?