In Affärsmodellbloggen, Linus Malmberg

Vill du lyckas förnya och förändra dig så att du är relevant också i framtiden?

Här är fem huvudnycklar till en smart, snabb och säker transformation.

Vill du lyckas med ditt förnyelsearbete? Förändra, utveckla, förbättra, redesigna, göra om och rätt, ta nya tag, få på banan igen, överleva… Oavsett vad du eller din organisation kallar det så handlar det i grunden om att göra en förflyttning mot ett eller flera mål. Alltför många goda intentioner och initiativ landar i förtvivlan utan önskade resultat. I värsta fall är det game over. Det duger inte. Vi kan – och måste – bli mycket bättre. Förnyelseförmåga är en kärnkompetens som behöver utvecklas och vårdas. Det är en kritisk förmåga om vi vill vara vara relevanta i framtiden.

Jag har samlat mina erfarenheter från 20 års arbete som entreprenör, intraprenör och rådgivare i en Checklista med fem nycklar till en lyckad förändringsresa. Det är inte en uttömmande lista. Varje sammanhang är unikt och varje framgång har sina unika omständigheter. Men, min erfarenhet säger mig att utan dessa nycklar så går det inte alls. Förflyttning pågår ständigt och det är ett hantverk att leda den. Att träna kontinuerligt är nödvändigt för att vässa sin förmåga och öka förutsättningarna att lyckas.

Min förhoppning med att dela Checklistan är att den ska bidra till inspiration och ett nätverksbaserat lärande med reflektioner, kommentarer och dialog kring en bredare bas av erfarenheter. Dela gärna med dig av dina tankar och inspel. Tack Terese Ellnestam för illustrationerna – en bättre reseskildrare kan man inte ha!

#1. Första nyckeln: Språket! Det är svårt att förklara för någon som inte förstår.

Det är omöjligt att kommunicera utan ett vettigt språk. Om en förflyttning ska lyckas krävs för det första att man etablerar ett gemensamt språk. Och därtill gärna ett överenskommet ramverk så att det går att bli överens om vad som är vad. Det är lätt att gå vilse i begreppsskogen och det är många som slåss om uppmärksamheten.

I min erfarenhet är denna grund för dialog och förståelse helt avgörande för hur det ska gå. Om man inte har definierade begrepp och ett språk som alla förstår så är det inte möjligt att bli enig om vare sig vad, varför eller hur en förändring ska genomföras. Utan ett gemensamt och etablerat språk så är missförståndsrisken såväl stor som uppenbar. Beslut fattas alltför ofta i tron att det finns en överenskommelse men i själva verkat saknas det mest fundamentala; en gemensam insikt om vad det är för problem som man vill lösa.

Det kryllar av begrepp, notationer och ramverk och det görs omfattande arbeten inom olika områden på att sätta begreppsstandarder inom allt från IT till hållbarhet, processer och olika arbetssätt (tex agilt). Det är bra och lovvärt och det ger goda möjligheter för dig och din organisation att få hjälp på vägen. Men det räcker inte för att komma i mål.

För det som krävs är att ta steget och enas om om ETT språk där de centrala begreppen är definierade. Jag möter ofta frustration inom organisationer där man inte är överens om vad som är vad och då går det inte. Det viktiga är alltså inte att välja ett visst ramverk eller språkbruk – det viktiga är att det är enhetligt, överenskommet och relevant.

Innan du ger dig av på resan mot framtiden så ska du checka av att ni har rätt förutsättningar för att förstå varandra.

#2. Andra Nyckeln: Bortom hägringarna – se verkligheten som den är!

Om du vill lyckas med en förflyttning så måste du ha förmågan att se verkligheten som den är. Det gäller att förstå hur det egentligen ligger till, att förstå vad problemet är på riktigt. Det handlar om att förbinda datapunkterna så att orsak-verkans-sambanden har äkta kausalitet. Det är lättare sagt än gjort eftersom mängden förutfattade meningar om sakernas tillstånd ofta är stor och att vi typiskt är alltför snabba att tro oss veta hur det ligger till med saker och ting.

Det är nödvändigt att sätta utmaningen i rätt kontext. Alltför ofta hamnar man i situationer där man ”flyttar däckstolarna på Titanic” istället för att fokusera på det som är verkligt betydelsefullt. Att se sammanhanget, kontexten, är att ha den stora hatten på. Det gäller att anstränga sig och se bortom rökridåerna som är alltför vanliga i den operativa vardagen.

Att se det som det är, är svårare än man tror. Man måste lyfta blicken för ett bredare perspektiv och att se det större sammanhanget – och samtidigt hålla koll på detaljerna. I min erfarenhet är en balanserad verklighetsuppfattning en avgörande nyckel till lyckad förnyelse. Alla har ett nuläge. Men frågan är hur väl förstått det är. Det gäller att se samma verklighet och för det krävs gediget arbete både avseende förankring och förståelse. Och samsynen måste vara på plats före lösningarna. Annars är risken stor att vi bränner tid och resurser på sådant som faktiskt inte har någon betydelse. Och att elda för kråkorna har vi inte råd med när förändringstrycket är så högt som det är.

Innan du ger dig av så gäller det att skapa fri sikt och se sammanhanget och helheten.

#3. Tredje nyckeln: Målet för resan. Vart är vi på väg egentligen – och vad ska vi uppnå?

Det övergripande syftet med en verksamhet är att uppnå mål. Att skapa resultat. Det kanske låter helt självklart. Men i verkligheten möter jag ständigt frustration över oklara, otydliga, irrelevanta och till och med obefintliga mål. Vad ska vi vara för vem? Vad ska vi göra för dem? Centrala frågor som alltför ofta saknar konkreta svar.

Ett gemensamt språk och en gemensam syn på verkligheten ger goda förutsättningar för att ta ut riktningen mot framtiden. Destinationen, eller lösningen på problemet, måste vara tydligt, begripligt och mätbart formulerad. Oavsett om det är på kort, längre eller lång sikt. Mål och visioner förenar människor, förlöser energi och skapar mening. Alltför många mål ger alltför vida ramar inom vilka alltför många prioriteringar kan motiveras. Det spretar.

Mål är helt centrala i fungerande ledarskap. För att kunna – våga och vilja – prestera behöver var och en veta vad, varför och hur vi ska oss till framtiden. Att förstå vad som krävs är i sig en viktig kompetens. Det gäller att analysera situationen och att förstå konsekvenserna av olika lösningar. Att sätta mål handlar alltså om att ha förmågan att förstå vad olika ambitionsnivåer kräver av människor, strukturer och resurser. Överambitiösa mål leder sällan till goda resultat. Alltför mesiga ambitioner ger ingen energi.

Ledarskap är förmågan att få andra att nå överenskomna mål. För en ledare är det viktigaste jobbet att säkerställa att det är rätt mål för verksamheten – och för individen. Det ställs dubbla krav: Dels ska målet vara kausalt i förhållande till den övergripande verksamhetsmålet, dels ska det vara mål som individen klarar av att möta och som samtidigt är utvecklande.

Mål måste kunna brytas ner till konkreta individmål och till funktionella designspecar. Ansvariga på varje målnivå måste definiera de kritiska framgångsfaktorerna för respektive mål. De utgör grunden för handlingsplaner och är därmed fundamentet till verksamhetens strategi. Dessa kritiska framgångsfaktorer (KFF:er) är delar i en funktionskritisk kedja som förbinder det övergripande målet för verksamheten och strategin för genomförande.

Innan ni ger er av på resan så gäller det att vara säker på vart ni ska. Ta god tid på er att definiera målen. Mål ska vara tydliga, relevanta, inte alltför många – och de ska gå att mäta och följa upp.

#4. Fjärde nyckeln: Rätt kompetens, rätt förmåga och rätt stöd.

Det är svårt nog att hålla kunderna nöjda, konkurrenterna på avstånd och huvudmän/ägare glada. Utöver att förvalta verksamheten måste du också kontinuerligt förnya och utveckla den. Utan innovation och förnyelse är du chanslös framåt.

Det innebär att det är en central förmåga att vara bra både på att förvalta och att förnya. Att vara bra på både/och är alltså en utmaning i sig och en helt egen kompetens.

Det gäller att hitta sätt att få verksamheten att finslipa på de befintliga framgångsrecepten och samtidigt utveckla det nya som ska ersätta det gamla. Det är lättare sagt än gjort eftersom det är ungefär lika svårt som att bli vänsterhänt för en högerhänt – och tvärtom.

Få verksamheter har tillgång till alla de kompetenser och förmågor som affärsutveckling anno 2018 kräver. Få verksamheter har hunnit utveckla rätt förutsättningar för både/och. Och därtill ökar komplexiteten genom teknikens snabba utveckling. Det ställer accelererande krav på nya kompetenser.

Att ha en väl genomtänkt och långsiktig strategi för att säkra de nödvändiga kompetenserna är en nyckel till framgångsrikt förnyelsearbete. Det finns tre huvudspår för detta; kompetensutveckla, rekrytera samt att söka externt stöd. Dimensioneringen dem emellan avgörs av interna förutsättningar samt hur väl det går att förutse behovet.

Innan du ger dig av på resan så gäller det att inventera de interna kompetenserna och förmågorna. Få organisationer har all relevant kompetens i huset så det gäller att ha en realistisk plan och strategi för kompetensförsörjningen genom hela transformationsarbetet.

#5. Femte nyckeln: Förankring och förståelse. Alla ska med!

För att lyckas med förnyelsearbetet krävs både precision och uthållighet. Du måste förstå dina kunders och brukares behov och skapa värden som tillfredsställer dem. Det gäller att designa kundupplevelser och erbjudanden med precision och attraktion.

Det tar tid att förnya och förändra. När omvandlingstakten är hög är initiativen ofta (alltför) många. Då blir det ännu viktigare att kunna prioritera och fokusera så att de viktigaste utvecklingsprojekten får den tid och de resurser som krävs för att komma i mål. Vad som är viktigast är en strategisk fråga och därför gäller det att ha en stark förankring till riktningen. Det räcker inte med hög fart och många initiativ – de måste ligga i linje med destinationen.

Förankringen av det nya hos ägare och ledning är därför inte bara nödvändig – den är avgörande. Så länge blicken är fokuserad håller projekten men när den flackar är risken stor att de inte går i mål (och därmed inte levererar).

Våga lägg ner projekt och initiativ som inte leder mot den önskade positionen. Du har hört det förut, men ”fail fast” är en utvecklingsprincip som ska tas på allvar. En verksamhet har begränsade resurser och det gäller att hushålla med dem. Ofta blir resultatet av många initiativ att det görs för lite och för sent där det verkligen behövs.

Det gäller alltså att designa för kundernas behov med precision och att vara väl förankrad hos verksamhetens intressenter så att utrymme och tillräckliga resurser för att gå i mål finns.

Jag vill påstå att förnyelsearbetets kärnkompetens är förmågan att på riktigt förstå sina olika intressenter. En verksamhet blir inte bättre än sina ägare. Men, det är kunderna som är vägen till framgång. Förstå dem – och du har allt att vinna!

Linus Malmberg guidar dig genom de viktigaste framgångsfaktorerna i din transformationsresa. Följ gärna Linus på LinkedIn för vidare diskussion och inspiration. Trevlig läsning!

Senaste inläggen

Kommentera

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.