Strategiska affärskrav #2: Analysera påverkan på verksamheten

Det första steget av affärskrav, som beskrevs i förra blogginlägget, handlar om att identifiera de krav som nya eller uppdaterade strategier ställer på verksamheten. I Cordials ramverk för affärsarkitektur är detta steg beskrivet i de två översta lagren som handlar om affärsstrategi och affärsmodeller.

Det andra steget därefter handlar om att bedöma vilka delar av verksamheten som påverkas. Detta kan göras på lite olika sätt, beroende på hur just din verksamhet är beskriven. Några vanliga sätt att beskriva sina verksamheter enligt Cordials ramverk för affärsarkitektur är:

1. Processer på övergripande nivå som beskriver verksamhetens flöden. I vissa fall finns också förmågekartor som beskriver vad verksamheten ska kunna utföra utan att ta hänsyn till i vilken ordning det olika aktiviteter utförs
2. Organisationskartor som beskriver hur verksamheten har delat in sina kompetenser och roller
3. Management-/ styrningsmodeller som beskriver hur man följer upp affären
4. Systemkartor som beskriver IT-stöd och dess kopplingar till varandra, ibland även med tillhörande informationsutbyte eller informationsägarskap

För att återknyta till förra blogginlägget och exemplifiera påverkan på verksamheten utifrån de affärskrav som rör digitalisering, kommer de här igen:

• Det ska vara möjligt att sköta all interaktion med kunderna digitalt, t.ex. via webbgränssnitt för kunder, chatt m.m.
• Det ska vara möjligt att sköta all försäljning digitalt, t.ex. att man som försäkringskund kan teckna försäkring på webben
• Det ska vara möjligt att sköta all administration digitalt, t.ex. att sköta kundärenden digitalt och inte behöva hantera papper, pärmar och mappar
• Det ska vara möjligt att sköta all kontakt med förmedlare digitalt, t.ex. via premiecentraler

Alla dessa fyra affärskrav kommer att påverka olika delar av verksamheten, oavsett vilket sätt vi använder oss av för att beskriva verksamheten. En övergripande påverkansanalys av affärskravet att det ska vara möjligt att sköta all interaktion med kunderna digitalt, t.ex. via webbgränssnitt för kunder, chatt m.m. skulle kunna se ut så här:

• Kravet påverkar de processer som möjliggör tillhandahållande av kundinformation
• Kravet påverkar förmågor så som Hantera kundinformation, Exponera kundinformation, Hantera digitala kanaler
• Kravet påverkar den organisatoriska enheten Kundtjänst
• Kravet påverkar styrningsmodellen då det ska vara möjligt att kunna följa upp och mäta all digital interaktion
• Kravet påverkar de IT-stöd som hanterar och exponerar kundinformation, vilket ofta brukar vara en hel del

Exakt hur analysen ser ut beror såklart på vilket sätt verksamheten är beskriven och på vilken nivå den är beskriven. Detta arbete är något som bör utföras av affärs- och verksamhetsarkitekter tillsammans med verksamhetsspecialister, för att på så sätt säkerställa att påverkansanalysen görs utifrån alla relevanta perspektiv.